Quản trị nhân sự số E-HR: Những nguyên lý cơ bản

Trong những thập kỷ gần đây, nhiều công nghệ mới xuất hiện và ảnh hưởng đến các tổ chức, doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau. Nhìn từ góc độ tích cực, sự phát triển công nghệ đã giúp doanh nghiệp thực hiện các chức năng của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Nhờ cuộc cách mạng công nghệ, quản trị nhân sự số (e-HR) xuất hiện như một phương pháp mới để thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự dựa trên các ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật số và nền tảng web. Nhờ đó đã giảm bớt công việc thô sơ mang tính hành chính của các chuyên gia nhân sự và tạo cơ hội cho họ tập trung vào công việc cốt lõi của mình, tức là các hoạt động nhân sự chiến lược thay vì các thủ tục giấy tờ.

E-HR là gì? Mối quan hệ giữa e-HR và HRIS

Thuật ngữ “e-HR” lần đầu tiên xuất hiện vào cuối những năm 1990 sau các thuật ngữ như thương mại điện tử “e-commerce”. E-HR là một cách thực hiện hoạt động, chiến lược và chính sách nhân sự thông qua sự hỗ trợ có định hướng của công nghệ. Với sự trợ giúp của e-HR, doanh nghiệp và nhân viên có thể tự quản lý thông tin của mình, đồng thời dễ dàng tiếp cận các chức năng nhân sự, sử dụng bất cứ khi nào cần và tại bất cứ đâu.

Trên thực tế, mặc dù các công nghệ kỹ thuật số mới nhất đã được sử dụng trong các hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) từ những năm 1980, nhưng đó là một ứng dụng khác so với e-HR. HRIS tập trung vào việc tự động hóa các hệ thống nhân sự được sử dụng bởi chính bộ phận nhân sự, nghĩa là “khách hàng” duy nhất của nó là các chuyên gia nhân sự. Hơn nữa, HRIS không thành công trong việc tạo ra hệ thống tương tác nội bộ ảo giữa các bên liên quan. Mặt khác, e-HR liên quan nhiều hơn đến việc ứng dụng công nghệ thông tin, bao gồm cả việc sử dụng mạng xã hội, để thay đổi bản chất của các tương tác giữa các chuyên gia nhân sự, nhà quản lý và nhân viên từ một mối quan hệ trực tiếp thuần túy sang một mối quan hệ dựa trên công nghệ. Tuy nhiên, HRIS có thể được coi là bước đầu tiên trước khi chuyển đổi sang e-HR.

Ba hình thái chính của e-HR

Cách dễ nhất và phổ biến nhất trong triển khai e-HR là công bố thông tin. Đây là hình thức đơn giản nhất của e-HR liên quan đến giao tiếp một chiều trong tổ chức với dòng chảy từ trên xuống dưới, cụ thể là các nhà quản lý cao cấp hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp sử dụng mạng nội bộ (intranet) làm nguồn chính để cung cấp thông tin bao gồm việc công bố thông tin nội dung chung như chính sách của công ty, danh mục dịch vụ, thông báo cho nhân viên về các sự kiện hàng ngày, v.v.

Thứ hai là việc tự động hóa các quy trình và giao dịch liên quan đến quản trị nhân sự. Trong hình thức e-HR này, mạng nội bộ được kết hợp với mạng ngoại bộ (extranet) và các ứng dụng kỹ thuật số khác nhau. Nhờ đó, công việc giấy tờ chủ yếu được thay thế bằng đầu vào kỹ thuật số như các biểu mẫu số hóa.

Hình thức thứ ba và phát triển nhất của e-HR là sự chuyển đổi các chức năng HR hoàn toàn sang chế độ điện tử, số hóa. Mọi thông tin, thủ tục và quy trình vận hành truyền thống, chính sách, phân tích báo cáo… đều được tự động hóa trên nền tảng ứng dụng và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế hoặc dữ liệu lớn. Sau quá trình chuyển đổi này, e-HR đã giải phóng quản trị nhân sự từ tập trung vào các hoạt động vận hành thuần túy để trở thành một chức năng chiến lược hơn.

Lợi ích của e-HR

• E-HR có mối quan hệ tích cực với cả hiệu quả (thông qua mức độ chính xác của dữ liệu nhờ đó cải thiện chất lượng công việc và đảm bảo phù hợp với mục tiêu lập sẵn) và hiệu suất (nhờ giảm thời gian xử lý công việc so với trước đây) của doanh nghiệp.
• Bằng cách tự động hóa và đơn giản hóa các quy trình nhân sự khác nhau, e-HR giúp tiết kiệm chi phí nhờ sử dụng ít cán bộ nhân sự và ít giờ làm việc hơn; loại bỏ nhu cầu về nhân viên nhân sự ở cấp trung gian.
• Cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa bộ phận nhân sự và lao động trong doanh nghiệp do nhờ tối ưu hóa được quy trình và loại bỏ thủ tục truyền thống; Cung cấp cho nhân viên khả năng truy cập thông tin và công cụ nhân sự mà họ có thể sử dụng để chủ động quản lý sự nghiệp của mình, đưa ra các quyết định thông minh hơn về tương lai của mình
• Làm cho các quy trình nhân sự hiệu quả hơn bằng tự động hóa và đơn giản hóa quy trình, chẳng hạn như tuyển dụng nhân viên mới hoặc đánh giá kết quả công việc.
• Tăng độ chính xác của dữ liệu nhân sự các hệ thống e-HR so với phương pháp truyền thống; Cải thiện hiệu quả ra quyết định nhân sự thông qua cung cấp và phân tích dữ liệu nhân sự theo thời gian thực.
• Cho phép các chuyên gia nhân sự làm việc từ xa giúp giảm chi phí vận hành phòng nhân sự, giảm đầu mối trung gian và làm cho nó dễ tiếp cận hơn đối với nhân viên.

Các cấu phần của e-HR

Tuyển dụng số (e-Recruitment)

E-Recruitment đã trở nên khá phổ biến trong những năm gần đây nhờ khả năng nhắm đến một số lượng lớn ứng viên với chi phí thấp thông qua chức năng tuyển dụng trực tuyến trên website hoặc ứng dụng di động. Với sự hỗ trợ của các công cụ quảng cáo hiện nay, e-Recruitment của công ty có thể xuất hiện trên nhiều nền tảng và thu hút sự chú ý của nhiều ứng viên với đủ các trình độ khác nhau. Trong e-Recruitment, một tập hợp tiêu chí mục tiêu do công ty đặt ra được xem như bộ lọc để xếp hạng và xác định sự phù hợp của từng ứng viên. Ở phía bên kia, e-Recruitment cho phép các ứng viên tiếp cận với nhiều cơ hội việc làm và lưu lượng thông tin lớn hơn. Ứng viên có thể theo dõi về quá trình xử lý hồ sơ ứng tuyển của mình một cách đơn giản trên website hoặc ứng dụng di động. E-Recruitment còn có một số ứng dụng bổ sung hữu ích như các bài kiểm tra chuyên biệt về kiến thức và tính cách để nắm bắt năng lực của ứng viên ngoài những gì thể hiện trên hồ sơ.

Đào tạo điện tử (e-Training)

E-Training là một hình thức đào tạo việc sử dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật số để cung cấp nội dung trực tiếp, từ xa hoặc hoàn toàn trực tuyến với cả chủ đề khác nhau. Mặc dù e-Training được hiểu theo cách phổ biến nhất là đào tạo trực tuyến hay đào tạo từ xa, tuy nhiên công nghệ mới như AI hay thực tế ảo, e-Training còn bao gồm cả hình thức đào tạo trực tiếp trên nền tảng số, trong môi trường thực tế ảo có tương tác chủ động. Ngày nay, e-Training được xem như một giải pháp hàng đầu nhằm nâng cao hiệu quả truyền đạt và tiếp thu kiến thức cho nhân sự mà không giới hạn về quy mô doanh nghiệp, thời gian, khoảng cách cũng như lĩnh vực. Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, e-Training giúp giảm chi phí đào tạo cũng như loại bỏ cả sự lãng phí thời gian và chi phí đi lại.

Cố vấn điện tử (e-Mentoring)

E-Mentoring là một dạng cụ thể của việc cố vấn sử dụng các chương trình dựa trên công nghệ để cung cấp sự linh hoạt trong quản lý thời gian và lập kế hoạch cho cả cố vấn lẫn người được cố vấn. E-mentoring giúp giảm thiểu các vấn đề gây ra bởi rào cản địa lý, cho phép người được cố vấn lựa chọn cố vấn của mình một cách linh hoạt và giảm thiểu rào cản do mối quan hệ quyền lực không cân bằng thường gặp phải trong cố vấn truyền thống, vì trong e-Mentoring các biểu tượng địa vị thường không được xác định.

Quản lý sự nghiệp số (e-Career Management)

Quản lý sự nghiệp dựa vào dữ liệu số hóa thay thế các văn bản truyền thống là công cụ quan trọng trong việc xác định lộ trình và truyền đạt những yêu cầu cần thiết cho sự phát triển của nhân viên. Công cụ này cho phép so sánh kiến thức và khả năng của nhân viên với các kỹ năng và năng lực cần thiết cho các nhiệm vụ, vị trí hiện tại hoặc tương lai, từ đó người quản trị nhân sự có thể đưa ra các khuyến nghị, định hướng giúp nhân viên đi đúng hướng. Trong chương trình quản lý sự nghiệp truyền thống, các chuyên gia nhân sự cố gắng hiểu rõ đặc điểm và tiềm năng của nhân viên từ đó đặt ra kế hoạch sự nghiệp cho nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp truyền thống này yêu cầu một lượng lớn dữ liệu liên quan đến tất cả thông tin cần phải được lưu trữ và phân tích hàng năm trong một khoảng thời gian dài, đây là khối lượng công việc rất cồng kềnh nhất là đối với các Tập đoàn lớn, nhiều cấp bậc, vị trí. Với sự trợ giúp của quản lý sự nghiệp điện tử, nhiệm vụ khó khăn và mệt mỏi này có thể được hoàn thành dễ dàng hơn thông qua các công nghệ số. Hơn nữa, với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý sự nghiệp số, các chuyên gia nhân sự dễ dàng vẽ bản đồ sự nghiệp của từng cá nhân trong tổ chức của họ. Họ có thể lưu trữ các dữ liệu cho mỗi nhân viên và truy cập dữ liệu cần thiết khi tạo danh sách ứng cử viên cho một vị trí nhất định

Mặt khác, với e-Career nhân viên có thể theo dõi quá trình phát triển sự nghiệp của riêng họ. Họ có thể lưu trữ dữ liệu cá nhân của mình, cập nhật về sự thay đổi trong nhiệm vụ, vai trò hoặc vị trí. Hơn nữa, họ thậm chí có thể tự đưa ra quyết định, chỉ nhờ đến sự giúp đỡ của các chuyên gia nhân sự khi cần. Hoặc họ có thể phát triển các kỹ năng kỹ thuật hoặc kỹ năng mềm cần thiết cho việc thăng tiến thông qua các mô-đun đào tạo của e-Training. Và bằng cách sử dụng mạng nội bộ, họ có thể tìm kiếm các vị trí trống trong tổ chức của mình, điều này có thể mở ra cơ hội thăng tiến nếu họ phù hợp.

Thù lao điện tử (e-Compensation)

E-Compensation là lập kế hoạch thù lao, phúc lợi trong doanh nghiệp trên nền tảng số. Thực tế, quản lý tiền lương có thể được coi là một trong những hình thức được số hóa sớm nhất của quy trình e-HR. Hoạt động chi trả lương hay tính toán thu nhập, thù lao cho nhân sự được thực hiện hoàn toàn tự động dựa trên dữ liệu thời gian thực về kết quả hoạt động, đóng góp của từng nhân viên cụ thể. E-Compensation cho phép người quản lý, cập nhật sự thay đổi, ước tính quỹ lương bất cứ khi nào truy cập với dữ liệu đáng tin cậy. Hơn nữa, e-Compensation giúp duy trì sự công bằng về tiền lương, thu nhập và phúc lợi và bảo mật thông tin của cá nhân. E-Compensation còn giảm thiểu mức độ sai sót liên quan đến chức năng chi trả tiền lương và các khoản thanh toán khác của nhân sự – một chức năng vốn mang tính nhạy cảm cao.

Đánh giá kết quả điện tử (e-Performance Appraisal)

Hệ thống e-Performance được sử dụng để đánh giá kiến thức, năng lực, kết quả thực hiện công việc của nhân viên tự động. Các chuyên gia nhân sự không lãng phí thời gian với các báo cáo trên giấy. Họ có thể theo dõi quá trình đánh giá hiệu suất qua các công cụ quản lý kết quả đã được số hóa. Trong e-Performance, tất cả các bên liên quan đến quản lý hiệu suất đều có quyền truy cập vào mô-đun đánh giá trực tuyến. Cụ thể, nhân viên đang được đánh giá, người quản lý trực tiếp đánh giá và chuyên gia nhân sự đảm bảo sự minh bạch về thông tin và các tiêu chí đánh giá đã được xây dựng từ trước. Ví dụ, nhân viên đang được đánh giá có thể xem dữ liệu mới nhất và tình hình cập nhật về kết quả công việc của mình nhưng không thể thay đổi các điểm đánh giá đã được phê duyệt trước đó. Tương tự, người quản lý trực tiếp không thể thay đổi các điểm đánh giá của nhân viên từ các năm trước sau khi chúng đã được chuyên gia nhân sự liên quan phê duyệt.

Một số khuyến nghị

Quản trị nhân sự đang trải qua giai đoạn chuyển đổi nhanh trong thời đại kỹ thuật số ngày càng phát triển. Chức năng quản trị nhân sự được thay đổi từ cách làm truyền thống bằng giấy và bút, tốn nhiều sức lao động, thành các tác vụ hiệu quả hơn, phản hồi nhanh hơn và chính xác hơn, giúp các tổ chức có thể dự báo và ra quyết định nhân sự chính xác để tạo ra lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xây dựng chiến lược triển khai e-HR một cách bài bản, phát triển các chính sách hỗ trợ thay đổi và đảm bảo phát triển kỹ năng của nhân viên liên tục để đáp ứng yêu cầu thực tế. Một số khuyến nghị sau có thể giúp doanh nghiệp tối đạt được hiệu quả tối ưu trong quá trình số hóa quản trị nhân sự:

*  Xây dựng chiến lược số hóa: doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu số hóa công tác quản trị nhân sự để từ đó xây dựng chiến lược, kế hoạch cho hoạt động này bao gồm các nhân sự thực hiện, nguồn lực tài chính, lựa chọn công nghệ và công cụ hỗ trợ, lộ trình chuyển đổi.

* Phát triển kỹ năng của Giám đốc nhân sự: Người quản lý nhân sự phải phát triển kỹ năng quản lý công nghệ và phân tích dữ liệu liên tục. Đầu tư vào đào tạo và phát triển chuyên môn của các nhà quản lý nhân sự sẽ tăng cường khả năng điều hướng những thay đổi trong doanh nghiệp.

* Chính sách linh hoạt và thích ứng: Cần có chính sách làm việc linh hoạt và thích ứng để hỗ trợ các phương pháp làm việc mới do tích hợp công nghệ.

* Sẵn sàng cho sự thay đổi: Các doanh nghiệp cần có kế hoạch cho sự thay đổi bằng cách lập kế hoạch tái cơ cấu nếu cần thiết và đào tạo lại nhân viên để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của quá trình chuyển đổi.

* Xây dựng Văn hóa đổi mới: Xây dựng, duy trì văn hóa đổi mới trong doanh nghiệp và học hỏi liên tục là điều cần thiết. Trong một môi trường đổi mới, nhân viên sẽ cảm thấy được coi trọng và có động lực phát triển cùng công ty, nhất là trong chặng đường chuyển đổi số.

Bài: Hoàng Mạnh Cầm